أرشفة الوثائق والمستندات
تحدي الوثائق والمستندات!
في ظل الكم الهائل من الأوراق والملفات والمعاملات المتزايدة والمتدفقة بشكل يومي تفقد المنظمة السيطرة على العمل وبالتالي يتعرض الوقت والجهد إلى الهدر علاوة على ضياع وفقدان المعاملات والمستندات المهمة وعدم توفرها وقت الحاجة لها.
من هذا المنطلق أتت التقنية الحديثة لتنظيم وتسهيل وحفظ هذا الكم الهائل من المعلومات من خلال حلول متقدمة تساعد على السيطرة على تدفق المستندات ومتابعة سيرها وأرشفتها واسترجاعها من خلال نموذج عمل يسمى الأرشفة الالكترونية.
لماذا الأرشفة الالكترونية؟
تسهم الأرشفة الإلكترونية في تحرير مكتبك من تراكم الأوراق والمراسلات والمعاملات. من خلال تقديم حلول متكاملة لتنظيم وفهرسة وارشفة مستنداتك ومعاملاتك اليومية، من عقود وفواتير وتقارير ومعاملات حكومية، جميعها ستكون منظمة ومفهرسة وفي متناول يدك بلمسة زر فقط، ويمكنك طلبها والبحث عنها في ثواني معدودة في أي وقت دون بذل المزيد من الجهد والعناء في البحث اليدوي واستخراج الملفات الورقية من الرفوف التقليدية.
الملفات الإدارية والرسمية
سجلات المرضى
الفواتير والقيود المالية
ملفات الموظفين
المشاريع والتعاقدات
المراسلات والبريد الالكتروني
ملفات علاقات العملاء
الكتب والكتالوجات
الملفات القانونية والتأمين
الشحن والخدمات اللوجستية
لتقوم بأرشفة ناجحة لمستندات منظمتك تحتاج إلى نظام الكتروني متعدد المميزات يمكنك من سهولة البحث والوصول السريع للمستندات المطلوبة في وقت قياسي ومن أي مكان. وتقدم المنصة الرقمية حلولا متكاملة لإدارة الملفات والمستندات وارشفتها للشركات والمؤسسات والقطاعات الحكومية لتحقيق أقصى إنتاجية لدعم الاعمال، فمن خلال تخصصنا وخبرتنا العميقة في مجال الارشفة الالكترونية والمسح الضوئي يمكننا تقديم الدعم والمساندة اللازمة لكم للتحول إلى إدارة الكترونية متكاملة.
يساهم نظام أرشفة المستندات السحابي INFLO DOC في:
- الاحتفاظ بنسخ من وثائق ومستندات المنظمة في سحابة آمنة.
- يدعم مشاركة وتبادل المجلدات والمستندات بين فريق العمل.
- عدد لانهائي من المجلدات والمجلدات الفرعية تطابق الشجرة الارشيفية للمنظمة.
- إمكانية تقسيم الأرشيف حسب إدارات المنظمة مثل المالية – الموظفين – التعاقدات – الإدارية.
- إمكانية عالية لتبادل الملفات داخل المنظمة وفق الصلاحيات المتاحة لكل قسم دون تداخل العمل.
- إمكانية الوصول والعمل من أي فرع في أي منطقة ومن الميدان وكأنك في مكتب واحد.
- التحكم في صلاحيات وصول الفريق للمجلدات حسب إداراتهم.
- إمكانية انشاء رابط مشاركة للمجلد او الملف ومشاركته عبر الايميلات.
- يدعم قارئات الباركود للتعرف على الملفات.
- محرك بحث للوصول الى الملفات والمجلدات.
- يدعم التحديث المستمر للملفات عن طريق عمل دروب للفايلات.
- يقبل صيغ متنوعة من الملفات مثل الصور والمستندات وحتى الفيديو والصوت.
باقات ارشيف الوثائق والمستندات
للاحتياجات الكبيرة والمخصصة (اتصل بنا)
الآن سيصبح جدا من السهل فهرسة وتنظيم المعاملات والمراسلات والعقود والفواتير وأرشفتها والاحتفاظ بنسخ الكترونية محمية يمكن الرجوع لها. علاوة على ميزات البحث السريع عن أي مستند أو وثيقة في وقت قياسي وإعادة استعراضها وطباعتها ومشاركتها. مع اطمئنان المؤسسة على وثائقها وملفاتها من خلال الحفظ الآمن للنسخ المصورة والممسوحة ضوئيا، والنسخ الاحتياطي الدائم للملفات.
ستجد نسخة الكترونية في متناول يدك لأي ملف او معاملة محفوظة، دون عناء. أرشفة البريد الالكتروني والفاكسات والملفات والمستندات.
