إدارة الوثائق والأرشفة الإلكترونية
في ظل هذا الكم الهائل من الأوراق والملفات والمعاملات المتزايدة بشكل يومي تفقد المنظمة السيطرة على العمل وبالتالي يتم هدر الوقت والجهد علاوة على ضياع وفقدان المعاملات والمستندات المهمة وعدم توفرها وقت الحاجة لها.
من هذا المنطلق أتت التقنية الحديثة لتنظيم وتسهيل وحفظ هذا الكم الهائل من المعلومات من خلال حلول متقدمة تساعد على السيطرة على تدفق المستندات ومتابعة سيرها وأرشفتها واسترجاعها.
تقدم المنصة الرقمية حلولا متكاملة لإدارة الملفات والمستندات وارشفتها للشركات والمؤسسات والقطاعات الحكومية لتحقيق أقصى إنتاجية لدعم الاعمال، فمن خلال تخصصنا وخبرتنا العميقة في مجال الارشفة الالكترونية والمسح الضوئي يمكننا تقديم الدعم والمساندة اللازمة لكم للتحول إلى إدارة الكترونية متكاملة.
سيصبح جدا من السهل فهرسة وتنظيم المعاملات والمراسلات والعقود والفواتير وأرشفتها والاحتفاظ بنسخ الكترونية محمية يمكن الرجوع لها. علاوة على ميزات البحث السريع عن أي مستند أو وثيقة في وقت قياسي وإعادة استعراضها وطباعتها ومشاركتها. مع اطمئنان المؤسسة على وثائقها وملفاتها من خلال الحفظ الآمن للنسخ المصورة والممسوحة ضوئيا، والنسخ الاحتياطي الدائم للملفات.
تحليل متطلبات التحول للإدارة الالكترونية للدورة المستندية للمنظمة.
تحليل متطلبات الأرشفة الالكترونية للمنظمة.
اجراء الدراسة الشاملة لوحدات الأرشفة للقطاعات التابعة للمنظمة ووحدة الأرشيف الرئيسي وبناء خطة التحول.
تحليل وضبط عمليات تدفق الوثائق والمستندات داخل المنظمة.
تطوير نظم الأرشفة الإلكترونية.
تطوير وحدات التخزين والبنية التحتية والتخزين السحابي لمراكز المحفوظات والوثائق.
تطوير وحدات المسح الضوئي والتقاط البيانات.
التدريب ونقل المعرفة على استخدام وتشغيل المنظومات الالكترونية.
بناء أدلة العمل في إدارة المستندات والأرشفة الالكترونية.
إدارة وتشغيل خدمات ونظم الارشفة الالكترونية.
تطوير وتشغيل مراكز الوثائق والمحفوظات.
إدخال البيانات ورفع الملفات لأنظمة الأرشفة الالكترونية وفهرسة الملفات والوثائق.
تقديم الدعم والمساندة.
توفير موظفين متخصصين للأرشفة الالكترونية وإدخال البيانات.
إتلاف المستندات منتهية الصلاحية.
إجراء عمليات المسح الضوئي للمستندات والوثائق.
النسخ الاحتياطي وحفظ البيانات
نحن نقدم خدماتنا للعملاء في كافة القطاعات الحكومية الوزارات والإدارات الحكومية وكذلك للجهات الخاصة
من شركات ومؤسسات في المملكة العربية السعودية والخليج. لدينا حلول لكل القطاعات المختلفة:
- القطاع الصحي والسجلات الطبية.
- القطاع العسكري.
- التعليم والتدريب.
- مراكز حفظ الوثائق والمخطوطات.
- شركات الشحن والتخليص الجمركي.
- التعاملات المالية والإدارية.
- إدارة الموارد البشرية.
- إدارة الممتلكات والعقارات.
- شركات النفط والغاز والشركات الخدمية.
- مكتبات الجامعات والمكتبات العامة والمراكز البحثية.
ولعلمنا بوجود احتياج كبير لخدمات إدارة الوثائق والمستندات والارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية ركزنا اهتمامنا في هذا الحقل حتى أصبحت تعد المنصة الرقمية لتقنية المعلومات من الشركات التقنية الخبيرة التي تزود حلول وخدمات إدارة الوثائق والمستندات والارشفة الالكترونية في المملكة العربية السعودية ونتملك بفضل الله خبرة واسعة في هذا المجال مكنتنا من تنفيذ الكثير من المشاريع التي حققت اهداف عملائنا بتوفيق الله.
سروات مجموعات خدمات توفرها
مؤسسة المنصة الرقمية لتقنية المعلومات
بدأت مزاولة نشاطها في عام 2011م لممارسة عملها
وتقديم حلول برمجية مبتكرة وخدمات تقنية المعلومات
للقطاعات الحكومية وللمؤسسات والشركات.
الشركة مسجلة رسميا في وزارة التجارة والاستثمار
المملكة العربية السعودية س.ت 1010370520.
الرياض, الملز, شارع الأمير فهد بن إبراهيم
وقد حظي هذا النظام بإهتمام كبير من قبل العملاء لكفاءته في إدارة وأرشفة المستندات ولسهولة التعامل معه من قبل المستخدمين العاديين.
تتميز أنظمتنا بقدرتها على:
-
التقاط البيانات:
يتم اجراء المسح الضوئي للمستندات والملفات ورفعها الى النظام الالكتروني ذو التحكم المركزي ومشاركتها عبر وحدات المنظمة.
-
استراتيجية المستندات:
دعم كامل للشجرة الارشيفية لملفات المنظمة ومؤامة مع استراتيجية الملفات مثل ملفات المالية والمشتريات والموظفين والملفات الإدارية والطبية.
-
مشاركة الملفات:
- إمكانية عالية لتبادل الملفات داخل المنظمة وفق الصلاحيات المتاحة لكل قسم دون تداخل العمل.
- دعم للتخزين السحابي – كلاود.
- دخول آمن وسهولة في الاستخدام.
- العمل من أي فرع في أي منطقة ومن الميدان وكأنك في مكتب واحد.
- مزامنة الملفات عبر الفروع.
تشكل إدارة الوثائق داخل المؤسسة أهمية كبيرة في تحقيق نجاح المؤسسة وتحقيق أهدافها، نحن نهتم بتوفير الحلول التقنية التي تضطلع بتحول منظومة العمل الورقية داخل المؤسسة إلى بيئة الكترونية متكاملة، تدعم خدمات الأعمال لكل القطاعات وتحقق أقصى فائدة مرجوة وانتاجية عالية مقارنة بالتعاملات التقليدية
تتميز أنظمتنا بقدرتها على
-
سهولة البحث والاسترجاع:
محرك بحث للوصول السريع للملفات المطلوبة، ودعم كامل للطابعات والماسحات الضوئية، والباركود.
-
دعم الكلاود:
دعم لمحركات الكلاود ومزامنة الملفات عبر المنظومة الالكترونية.
-
صلاحيات متعددة:
تحديد صلاحيات الموظفين وفق المهام المحددة لهم، ووفق الإدارات والمستندات التي تحت صلاحيتهم.
-
مجلد العمل:
يسهل على المدراء توزيع ملفات مهام العمل اليومي على الموظفين ومشاركتها من أي مكان وتبادل المستندات بين الإدارات والفروع، وتحريرها وحفظها بشكل مباشر مثل ملفات الوردword والاكسل Excel.
-
مجلدات الأرشيف:
ستجد نسخة الكترونية في متناول يدك لأي ملف او معاملة محفوظة، دون عناء. أرشفة البريد الالكتروني والفاكسات والملفات والمستندات وأيضا:
الفواتير/التقارير/العقود/المستخلصات/التعاميم/الكشوفات/ملفات الموظفين/ملفات المرضى/
ملفات العملاء/تقارير المشاريع/ ملفات المشاريع/ بوليصات الشحن/ ملفات القضايا والتامين.
-
المسح الضوئي للمستندات:
تمكين الموظفين من مسح الملفات وايداعها الى أرشيف السحابة
وتمكين الموظفين في وقت قياسي من العمل عليها ومشاركتها. -
طباعة النسخ من أي مكان:
من السهل جدا طباعة أي ملف مطلوب في وقت قياسي
ومن أي فرع مرتبط بالسحابة الإلكترونية. -
دعم البريد الالكتروني:
ارسال الوثائق مباشرة من النظام عبر البريد الالكتروني.
-
التخصيص وفق احتياجات العميل:
نوفر خدمات التخصيص والبرمجة وفق متطلبات العميل.
-
النسخ الاحتياطي:
القدرة على عمل النسخ الاحتياطي الآلي لوحدات الارشفة الالكترونية
